Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: [nog invullen: datum van vaststelling]
1. Wie wij zijn
ProVectus is een product van Sparkle ICT (KvK-nummer [nog invullen: KvK-nummer], adres [nog invullen: vestigingsadres]). Voor vragen over privacy of om je rechten uit te oefenen mail je naar info@sparkle-ict.nl. Functionaris voor gegevensbescherming: [nog invullen: aangewezen of niet; zo niet, laat dit weg].
2. Onze rol
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van gebruikers van ProVectus (account, inloggen, beveiliging).
- Verwerker voor de bedrijfsgegevens en bedrijfsdocumenten die jouw organisatie in ProVectus zet. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de organisatie (onze klant); die organisatie is dan verantwoordelijk voor die inhoud.
3. Welke gegevens verwerken wij
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en de organisatie waartoe je behoort. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen (alleen als hash).
- Technische gegevens: IP-adres, tijdstip en beveiligingslogs van aanmeldingen en verzoeken, en een sessiecookie om ingelogd te blijven (zie de cookieverklaring).
- Bedrijfsgegevens en -documenten die jouw organisatie aanlevert (beleid, procedures, antwoorden op vragenlijsten). Dit zijn in principe geen persoonsgegevens, maar kunnen incidenteel namen of functies bevatten.
- Contact: wat je ons zelf per e-mail stuurt.
Wij streven ernaar zo min mogelijk persoonsgegevens op te slaan.
4. Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|
| Account aanmaken, inloggen en de dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst (lid 1 b) |
| Beveiliging van het platform en misbruik opsporen (logs) | Gerechtvaardigd belang (lid 1 f) |
| Administratie en facturatie | Wettelijke verplichting (lid 1 c) |
| Vragen beantwoorden die je ons stuurt | Gerechtvaardigd belang (lid 1 f) |
[nog invullen: door een privacyjurist te bevestigen: grondslagen en doelen kloppen met de werkelijke verwerking]
5. Hoe lang bewaren wij gegevens
Niet langer dan nodig voor het doel en niet langer dan de wet toestaat of vereist. Voor administratieve gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn (fiscaal in Nederland zeven jaar). Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is; daarna verwijderen wij ze binnen [nog invullen: termijn, bijvoorbeeld 30 dagen]. Beveiligingslogs bewaren wij [nog invullen: termijn].
6. Met wie delen wij gegevens (verwerkers)
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Strato (Strato AG) | Hosting van ProVectus en de opgeslagen gegevens | Duitsland (EU) |
| TransIP | E-mail (o.a. uitnodigingen en wachtwoordherstel) | Nederland (EU) |
| RunPod | AI-verwerking: tijdelijke analyse van bedrijfsgegevens en bedrijfsdocumenten | Buiten de EU (zie hieronder) |
Met onze verwerkers hebben wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. [nog invullen: verwerkersovereenkomsten met Strato, TransIP en RunPod controleren en bevestigen]
7. Doorgifte buiten de EU
Alleen de AI-verwerking via RunPod gebeurt buiten de EU. Lettertypen en scripts van de website laden wij van onze eigen server, zodat je IP-adres daarvoor niet naar derden gaat. Daarbij worden bedrijfsgegevens en bedrijfsdocumenten uitsluitend tijdelijk verwerkt tijdens de analyse; RunPod slaat ze niet blijvend op. Doorgiftemechanisme: [nog invullen: bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen of DPF-certificering van RunPod].
8. AI-gebruik
ProVectus gebruikt AI om bedrijfsdocumenten te analyseren op compliance. Dat is bedoeld voor de organisatie, niet voor besluiten over individuele personen. De uitkomsten zijn een indicatie en geen officieel oordeel; een mens beoordeelt ze.
9. Jouw rechten
Je kunt ons vragen om inzage in, rectificatie of verwijdering van je gegevens, om beperking van de verwerking, om je gegevens over te dragen en bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Mail naar info@sparkle-ict.nl; wij reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens in documenten van jouw organisatie, dan kan het zijn dat wij je doorverwijzen naar je eigen organisatie.
10. Klacht
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.